すぐにできる書類整理7つの方法

すぐにできる書類整理7つの方法書類整理の必要を感じている人は少なくありません。職場や仕事場でデスクの周りに書類がたまってくると、その場しのぎでどこかに片付けてしまいがちです。しかし、これを繰り返していると、そのうちに、「どの書類がどこにあるのか」わからなくなってしまいます。必要な書類を取り出すのに、多大な労力と時間を要するようになってしまいます。

そうすれば、仕事の効率が落ちて、ますます書類整理をする時間がなくなってしまいます。そうならないために、すぐにでも書類整理をしておきたいものです。以下、「すぐにできる書類整理7つの方法」を紹介します。

すぐにできる書類整理7つの方法

 

その1:不要なものを破棄する書類整理

まず、不要なものを捨てることから始めましょう。不要な書類を置いておけば、邪魔になるだけでなく、どれが必要な書類なのか、わかりにくくなります。現在ある書類について、「捨てるべきかどうか」を決めなければいけません。「今は不要でも後になって必要になる」ことも考えられるので、迷ったら保存しておくのが無難でしょう。仕事が一段落つくごとに、仕事で使っていた書類について、「捨てるべきかどうか」検討する習慣をつけましょう。

 

その2:重要度で分類する書類整理

書類を重要度別に分類して、重要な書類ほど取り出しやすくしておけば、仕事を効率的に行うことができます。重要度の段階としては、1.現在仕事で使っている書類、2.終了した案件に冠する書類、3.不要だが念のため保管している書類の3つに分類するのがよいでしょう。1の「現在使っている書類」をもっとも取り出しやすくしておくのは、言うまでもありません。3の「不要だが念のために保管している書類」は、取り出すのに手間がかかっても問題ありません。

 

その3:電子化による書類整理

書類のデータを電子化してPC等に保存した上で捨ててしまえば、書類の数を少なくすることができます。さらに、書類の電子化は、事業名や作成日で検索することを容易にします。紙を一枚ずつめくって調べるような手間がかかりません。

この方法は、ビジネスだけでなく、個人の書類整理について使えます。友人の住所などを紙に書いて保存するのではなく、電化しておけば、何かに使うときにも便利です。電子化したデータは、何かの拍子に消失してしまうかもしれません。DVD等にバックアップをとっておきましょう。

 

その4:立てて保管する書類整理

書類を横にして保管するのではなく立てて保管しておけば、スペースを節約することができます。さらに、取り出すのにも便利です。書類を立てて保管するには、クリアファイルや封筒を使えばよいでしょう。クリアファイルや封筒に書類を入れ、市販の縦型ボックスの中に、それらを立てにして入れておきます。書類を取り出して使った後は、同じ位置に返すようにしましょう。

「不要だが年のために保管している書類」については、縦型ボックスではなく引き出しの中に立てて入れておくのもよいでしょう。ダンボールに入れておくよりは、探しやすくなるはずです。

 

その5:見出しを付ける書類整理

その4で紹介した方法で保管する際、クリアボックスや封筒に見出しを付けておけば便利です。何の書類なのか一目でわかります。見出しの大きさや書式を統一しておくと、さらにわかりやすくなります。見出しのついた書類は、何らかの規則に基づいて並べておきましょう。50音や時系列で並べておけば、他の人にとってもわかりやすいので便利です。

 

その6:定期的に見直す書類整理

書類をうまく整理できたとしても、状況が変わればベストではなくなってしまいます。仕事が一段落ついたり、状況の変化があった場合、また、そうでなくても書類整理を続けて一定期間経過した場合、「もっとよい書類整理の方法はないか」考えるようにしましょう。

 

その7:仕事の流れを考慮して道具を配置する書類整理

仕事の流れを考慮して、書類を処理する道具を配置しておけば、仕事を効率化することができます。そして、書類を整理しやすくなります。たとえば、書類をシュレッダーにかけたりゴミ箱に捨てたりする必要が何度も生じる場合、シュレッダーやゴミ箱を適切な場所に置いておくようにしましょう。書類を処理する道具を得るためにあちこち動き回るのは、時間の無駄です。道具を適切な場所に配置しておくことで、仕事と書類整理を効率的に行うことができます。

 

いかがでしたでしょうか?書類の整理をすぐに行いたい気持ちになったでしょうか?

書類の整理は、「やらなければいけない」とわかっていても、なかなか時間がとれなかったりします。しかし、これを行わなければ、仕事の効率がだんだんと悪くなり、ますます書類整理の時間がとれなくなってしまいます。この悪循環を断ち切るために、すぐに書類整理を行いましょう。

 

まとめ

すぐにできる書類整理7つの方法

その1:不要なものを破棄する書類整理
その2:重要度で分類する書類整理
その3:電子化による書類整理
その4:立てて保管する書類整理
その5:見出しを付ける書類整理
その6:定期的に見直す書類整理
その7:仕事の流れを考慮して道具を配置する書類整理

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