デスクの乱れは心の乱れ。効率よく仕事が進む書類整理の5ステップ

デスクの乱れは心の乱れ。効率よく仕事が進む書類整理の5ステップ書類整理は仕事の基本。会議の資料や報告書、請求書に見積書…。仕事をしているとどうしてもたまっていってしまう書類。なんとなく、どの書類がどこにあるかわかっているからいいんだ!と思っていてもいざという時に書類がスムーズに出てこなかったり、重要な書類を誤って処分してしまいかねません。

溜まってしまった書類を思い切ってすっきり整理すると「あれ、どこいった…?」と探す手間が省けて、驚くほどスイスイ仕事が進みますよ。今回はそんな書類整理に役立つワザをご紹介。気持ちよく仕事を始めるために、一度試してみましょう。

デスクの乱れは心の乱れ。
効率よく仕事が進む書類整理の5ステップ

 

その1:必要な書類だけを残して処分

書類整理の基本は、まず「書類の量を減らす」こと。全ての書類を処分することはできませんが、必要かどうかを見極め、いらないものであれば即処分すること。まずはデスクの上の書類を全てまとめ、面倒でも一枚一枚確認していきましょう。この時、「必要」「不必要」のほかに「すぐには必要ないけど、捨てられない」ものがあるはずです。ここで時間をとってはなかなか前に進めないので、いったんこの中間の書類は、「必要」な書類の山とはとは別に分けておきましょう。

あとで捨てることはできます。ただし、だからといって簡単に「すぐには必要ないけど、捨てられない」の束に放り込まないこと。例えば「この1年間で使わなかった」「更新した書類がある」など、一定の基準を持って分類していくとよいでしょう。目的は「書類の量を減らす」ことです。

 

その2:不要な書類の処分

「必要」「不要」「すぐには必要ないけど、捨てられない」の3つに分けたら、まずは「不要」な書類は処分してしまいましょう。ここで書類整理の時に大切なポイント。仕事で使う書類で機密情報などがあれば、処分の方法については充分注意を。シュレッダーやスタンプなどで情報がわからないようにしてから捨てることをおススメします。会社によっては専門業者に溶解処分を依頼しているところもあるでしょう。職場や地域の決まりにのっとって、正しく安全に書類を処分しましょう。

 

その3:残った書類を細かく分類

無事に不要な書類の処分が完了したら、手元に残ったのは「必要」「すぐには必要ないけど、捨てられない」の2種類ですね。ここで、もう少し細かい書類整理の作業に入ります。「必要」の書類を、プロジェクト名や日付、内容などで分けてクリアファイルにまとめます。この作業が意外と重要。なぜかというと、1枚ずつバラバラで保管している書類というのは破損しやすく、扱いもますます雑になりがちだからです。

せっかく「必要」と分類したのであれば、必要になったときにすぐに使える状態にしておきましょう。また、クリアファイルは厚手の紙や大量に保管しようとするとファイル自体が広がってしまい保護がしにくくなりますので1枚のファイルに保管する量には気をつけましょう。

 

その4:すべての書類を「立てて」書類整理

さて、山のような書類の分類が終わったら、今度はそれらをファイルボックスに立てて収納しましょう。100円ショップなんかで売っているプラスチック製のもので構わないので、2つ用意し、それぞれ「必要」「すぐには必要ないけど、捨てられない」として利用します。もしくは、その3の分類に使った「プロジェクト別」「目的別」「日付別」などの分類でそれぞれ用意してもいいですね。

こうすることで「あの書類、どこにあったかな…?」ということもなくなり、必要な時に必要な書類をスムーズにとりだすことができます。また、外出中に部署の人に「あの書類を取引先の○○さんにFAXしてほしい」という場合でも、「○○というファイルボックスにあるから」と電話で伝えやすくなります。自分にとっても周囲にとっても、書類整理して見えやすくすることは大切なのです。

 

その5:仕事が終わるたびにデスクはきれいに!

ここまでやれば、きっとあなたのデスクはきれいになったことでしょう。デスクの上にはファイルボックスとキーボードだけ、という人もいるかもしれませんね。ここで大切なのは、せっかく書類整理してさっぱりとしたデスクをキープすること。特に、今まで書類整理を行わずに上に上に積み重ねてきた人だと、ついつい同じことをやってしまいがち。これからは、使った書類は仕事が終わるたびに「保管」か「処分」かを決断し、その場で処理してしまいましょう。

「明日の仕事には使わないけど、このプロジェクトはまだ完了していないから…」という場合には、机の引き出しに入る縦型のボックスを用意し、「現在進行中ボックス」として一時保管するのがよいでしょう。ただし、引き出しに入れた瞬間デスク上には見えなくなりますので、そのボックスになんでも放り込んでしまうようでは元の黙阿弥です。その場合は、デスク上にあるファイルボックスをもう一つ用意して「現在進行中ボックス」にしてしまいましょう。

 

いかがでしたか?ついついデスクの上が書類だらけに…という人のために、簡単にできる書類整理の5ステップをご紹介しました。

毎日の仕事で書類が大量に必要という場合には、特に役立ちそうですね。でも、大切なのは「きれいなデスクをキープして、効率よく仕事を進める」こと。自分なりにやりやすいやり方を見つけてみてください。

 

まとめ

デスクの乱れは心の乱れ。効率よく仕事が進む書類整理の5ステップ

その1:必要な書類だけを残して処分
その2:不要な書類の処分
その3:残った書類を細かく分類
その4:すべての書類を「立てて」書類整理
その5:仕事が終わるたびにデスクはきれいに!

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