仕事を効率的化する時間とスケジュール整理のコツ5つ

仕事を効率的化する時間とスケジュール整理のコツ5つ仕事をする上で、効率というのは大切な要素の一つです。特に期限決まっている仕事では、時間の配分やスケジュールを整理して、締め切りに間に合うようペースを考えながら仕事を進める必要があります。もちろん、日々の仕事の中でも、効率よく仕事を進められる方が良いですよね。

そこで今回は、テキパキと仕事を進められるようになるための、時間とスケジュールの整理のコツを5つご紹介しましょう。

仕事を効率的化する
時間とスケジュール整理のコツ5つ

 

その1:やるべき事を洗い出してしっかり把握する

時間やスケジュールを上手く整理して仕事を効率的に進めていくためには、まずやるべき仕事を把握しておく必要があります。これがしっかりできていないと、後から思い出して予定通り進まなかったり、突発的な追加の仕事にも対応できなくなってしまいます。とにかく、細かいことから全てやるべき事をしっかり把握して、できればリストなどにしておくのがいいでしょう。

ここで、仕事を管理する上で細かく優先順位をつけることを重要だと思う人もいるかもしれませんが、実はあまり意味はありません。優先順位をつけたとしても、仕事の量に変わりはないからです。加えて、優先順位をつけること自体、余計に時間が掛かってしまうことも少なくありません。決めるのは、期限に間に合う範囲で「どの仕事をいつやるか」ということだけで良いのです。

 

その2:「緊急度」と「重要度」で仕事を分類する

では、「どの仕事をいつやるか」を判断する基準としては、「緊急性」と「重要性」を軸に4つのグループにわけるのが有効です。つまり、「緊急で重要」「緊急でないが重要」「緊急だが重要でない」「緊急でなく重要でない」の4つです。そしてもちろん、「緊急で重要」な仕事から進めることになるのですが、本来最も時間をかけたいのは後回しになりがちな「緊急ではないけど重要」な仕事です。

それでは、その時間をできるだけ増やすためにはどうすればよいのでしょうか。それは、「緊急だが重要でない」仕事と「緊急でなく重要でない」仕事から、省ける事をどんどん省いてしまうのです。「緊急で重要」な仕事に集中することが続くと、反動でこうした重要でない仕事に逃れようとしてしまいがちになるからです。

気分転換としてはいいかもしれませんが、ついついそちらに貴重な時間を取られてしまうと、結果的にますます時間が無くなってしまうことにもなりかねません。それでは、悪循環となってしまいます。無駄な時間をなるべく省き、重要な仕事にしっかりと時間を費やせるかどうかが、その仕事全体の成果にも関わってくることになるのです。

 

その3:脳が活発に活動できる時間帯を意識して仕事をする

さて、人の脳には活発に活動できる時間帯というのがあるのをご存知でしょうか。脳は寝ている間に記憶の整理整頓をしつつリセットされて、朝起きた直後はスタンバイの状態になっています。つまり、情報処理の態勢がしっかり整っているということなのです。そのため、午前中には集中力が必要となる「緊急で重要」な仕事や「考える系」の仕事を進めるのが適しているのです。

そして、正午から数時間は心身の疲労や食事の後の眠気が出てきやすい時間帯ですので、この間に「作業系」の仕事をこなしてしまうというのが、合理的で有効でしょう。そこから退社するまでの数時間は、再び集中力を高めて「考える系」の仕事を進めるのか「作業系」の仕事を続けるのか、それまでの仕事の進捗具合で判断するようにすれば、かなり効率的に日々の仕事を進めることができるのではないでしょうか。

 

その4:短期で完了“自分設定”の締め切りを決める

ところで、このような言葉があるのをご存じでしょうか?
「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」
これは、イギリスの経済学者パーキンソンの言葉です。人は仕事ために与えられた時間をあるだけ使ってしまって、余裕のあるスケジュールで進めることができないということを指摘しています。

何か思い当たりませんか?期限までは余裕があったはずなのに、締め切り間近になってから作業を始めてしまい、結局、完了するのも期限ギリギリになってしまった…。万が一間に合わなかった時の事を考えると、問題ですよね。特にビジネスの現場においては、信頼を失うことになってしまう危険があります。

では、余裕を持って仕事を完了させるようにするにはどうすればいいのか。答えは単純です。期限までの時間をあるだけ使ってしまうなら、その期限を自分で短くしてしまえばいいのです。実は、効率的に仕事が出来ている人ほど、短期で完了させることを意識しています。初めから「時間はない」というスタンスで仕事を進めているのです。

よく考えてみてください。締め切り間近になってから追い込まれて作業を始めて、それでもちゃんと期限内に仕事を完了できているということは、しっかり集中すればその短い期間で完了させることができるということです。常に、前倒し期限を意識するようにすることで、余裕を持って効率的に仕事を進めることができるはずです。

 

その5:オン・オフのリズムをしっかり取る

どれ程やる気のある人でも、一日中休みなしに働き続けるのは難しいことです。集中力の持続には限度がありますし、疲れた頭では良いアイディアも浮かんではこないでしょう。ミスもしやすくなります。実は、多くの仕事をしっかりこなしている人ほど、適度な休息を取り入れて効率よく仕事を進めているのです。

身体と同じで、頭脳も長時間働き続けられるようにはできていません。30分仕事をしたら1~2分、1時間仕事をしたら5分程度、定期的に休憩するように心がけましょう。ボーっとするのもいいですし、とにかく何もしない空白の時間を作ることがおススメです。集中力は比較的早く復活しますので、短くこまめに休むのが効果的です。この集中→休息のリズムをうまく整えることで、時間感覚が養われていきます。

短い時間の時間感覚が身に付くと、時間の配分やスケジュールの整理をする際にとても楽になるのです。そうすれば、効率の良い仕事の進め方が習慣として身に付いてくることでしょう。

 

いかがでしたか?仕事を効率的化する時間とスケジュール整理のコツ5つをご紹介しました。

仕事を進めていく上で、時間の配分やスケジュールの整理が上手くいかないと感じている方は、今回ご紹介した5つのコツを実践してみてはいかがでしょうか。効率よく仕事ができれば時間的にはもちろんですが、精神的にも余裕が出てきて仕事に対するストレスも多少は減らすことができるかもしれません。また、ビジネスの現場に限らず、日々の時間整理にもぜひ役立ててくださいね。

 

まとめ

仕事を効率的化する時間とスケジュール整理のコツ5つ

その1:やるべき事を洗い出してしっかり把握する
その2:「緊急度」と「重要度」で仕事を分類する
その3:脳が活発に活動できる時間帯を意識して仕事をする
その4:短期で完了“自分設定”の締め切りを決める
その5:オン・オフのリズムをしっかり取る

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